Privacy op het werk: e-mail van zieke werknemer controleren?

In de rubriek ‘privacy op het werk’ gaat het in deze blog over het controleren van de zakelijke e-mailbox van zieke werknemers. Mag een werkgever die e-mailbox controleren? Of verbieden de privacyregels dat? Lees verder!

Zakelijke e-mail controleren

Veel werknemers maken gebruik van zakelijke e-mailaccounts. Het controleren van dat account door de werkgever is niet zomaar toegestaan: er dient rekening gehouden te worden met de privacy van werknemers. In het algemeen geldt dat werkgevers zakelijke e-mailaccounts van werknemers steekproefsgewijs mogen controleren, echter met de voorwaarde dat dat vooraf is medegedeeld. Het is verstandig om dat bijvoorbeeld vast te leggen in een personeelshandboek. Hiernaast dient de werkgever een gerechtvaardigd belang te hebben bij een controle. Denk hierbij aan het beschermen van bedrijfsgeheimen en/of beveiligingsdoelen. Tevens geldt dat als dit doel op een minder ingrijpende manier kan worden bereikt, dat de werkgever die manier (eerst) moet aangrijpen.

Zieke werknemer

Is dit anders als het om een zieke werknemer gaat? Ja, wel enigszins. Kort gezegd mogen werkgevers de e-mailaccounts van zieke werknemers controleren: werkgevers hebben er immers belang bij dat het werk van de zieke werknemer doorgaat tijdens ziekte. Echter, de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) heeft aangegeven dat ook bij zieke werknemers het controleren van de e-mailaccounts van zieke werknemers noodzakelijk moet zijn en dat de controle beperkt moet zijn tot zakelijke e-mails. Blijkt uit de onderwerp regel duidelijk dat het een privébericht is, dan mag dat bericht niet gecontroleerd worden. Ook al staat het dus in de zakelijke e-mailbox.

Hiernaast geldt dat u als werkgever voor een minder ingrijpende manier moet kiezen als die er is. Denk bijvoorbeeld aan het doen van een verzoek aan de werknemer om zijn lopende werkzaamheden over te dragen zodat het werk gecontinueerd kan worden. Hiernaast is het verstandig om de zieke werknemer te informeren dat hun e-mailaccount gecontroleerd wordt tijdens ziekte of andere afwezigheid.

Vragen?

Legal8 Advocaten & Bedrijfsjuristen

info@legal8.nl

www.legal8.nl

29-10-2019

advocaat